Teilnahmebedingungen für die Buchung von digitalen und Präsenzveranstaltungen der XXX

Die folgenden Bedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen den Teilnehmende von Konferenzen, Seminaren und sonstigen Veranstaltungen (im Folgenden „Veranstaltung“) und dem Kompetenznetzwerk Umweltwirtschaft.NRW (im Folgenden „VERANSTALTER“). Die Geltung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Teilnehmende ist ausdrücklich ausgeschlossen.

I. Allgemeine Regelungen

1. Erwerb von Tickets, Stornierung

1.1 Vertragsschluss

Nach Versand der Anmeldung (über die Website oder auf anderem Wege) erhält der Teilnehmende zunächst eine Eingangsbestätigung, die noch unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit der gewünschten Tickets steht. Der Vertrag kommt erst zustande, wenn das VERANSTALTER dem Teilnehmenden eine ausdrückliche Teilnahmebestätigung zuschickt.

1.2 Mitteilung bei Nichterscheinen

Falls Sie an der Veranstaltung doch nicht teilnehmen können, bitte wir um möglichst frühzeitige Mitteilung, da die Platzkontingente begrenzt sind und der Platz dann ggf. an einen anderen Teilnehmenden vergeben werden kann.

1.3 Weitergabe der Tickets

Der Teilnehmende ist berechtigt, das Ticket an einen Dritten weiterzugeben. Er darf dabei allerdings keinen höheren als den ursprünglich vom VERANSTALTER verlangten Kaufpreis verlangen, kostenlose Tickets hat er kostenfrei weiterzugeben. Sofern in der Anmeldung eine namentliche Anmeldung als erforderlich angegeben wird, ist dem VERANSTALTER der Name und ggf. die Anschrift des Ersatzteilnehmenden per E-mail an harlacz@knuw.nrw unverzüglich mitzuteilen. Das Ticket gilt immer nur für eine Person. Bei Weitergabe des Tickets darf es vom ursprünglichen Inhaber nicht mehr genutzt werden.

1.4 Ticketkontrolle

Die erworbenen Tickets werden digital übermittelt. Bei Betreten einer Präsenzveranstaltung ist das Ticket zur Kontrolle als Ausdruck oder digital (z.B. auf einem Smartphone) vorzuzeigen. Bei Online-Veranstaltungen wird dem Teilnehmeden vor der Veranstaltung per E-mail ein Log-in-Code oder Link zum Betreten des digitalen Konferenzraums übermittelt.

2. Bezahlung

2.1 Preise

Sofern die Teilnahme im Anmeldeformular nicht ausdrücklich als kostenlos bezeichnet wird, gelten die in der Preisliste (Link) angegebenen Preise.

2.2 Preisgestaltung, Leistungsumfang

Der Teilnahmebetrag versteht sich pro Person und Veranstaltungstermin zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Er beinhaltet Tagungsunterlagen, sowie Mittagessen und Pausengetränke bei Präsenzveranstaltungen. Der Teilnahmebetrag ist 14 Tage nach Rechnungsstellung fällig.

3. Verlegung/Programmänderung, Absage und Abbruchg

3.1 Verlegung/Programmänderung

Der VERANSTALTER behält sich das Recht zur zeitlichen und/oder räumlichen Verlegung der Veranstaltung, von Veranstaltungsteilen sowie zu Programmänderungen vor. In allen Fällen behalten erworbene Tickets ihre Gültigkeit. Bei einer Verlegung auf einen anderen Tag (nicht aber bei einer zeitlichen Verschiebung am gleichen Tag) sowie bei erheblichen Programmänderungen ist der Teilnehmende berechtigt, vom Vertrag über den Ticketerwerb für die betroffene Veranstaltung oder Veranstaltungsteile zurückzutreten. Eine erhebliche Programmänderung liegt vor, wenn der Inhalt (und nicht nur die Schwerpunktsetzung) von Vorträgen, Workshops o.ä. ausgetauscht wird oder Vorträge/Workshops ersatzlos entfallen, nicht dagegen, wenn aus organisatorischen Gründen die Person des Vortragenden bzw. Dozenten ausgewechselt wird. Bei einer räumlichen Verlegung in eine andere Stadt (nicht aber an einen anderen Veranstaltungsort in der gleichen Stadt) sowie bei einem Wechsel von einer Online- in eine Präsenz-Veranstaltung (nicht aber andersherum) ist der Telnehmer ebenso zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.

Der Rücktritt durch den Teilnehmenden ist in Textform (E-Mail ausreichend) oder schriftlich auf dem Postweg zu erklären. Das übermittelte Ticket verliert in diesem Fall seine Gültigkeit, der bezahlte Ticketpreis abzüglich angefallener Gebühren wird zurückerstattet. Die endgültige Terminierung einer zunächst nicht oder ausdrücklich vorläufig terminierten Veranstaltung gilt nicht als Verlegung im Sinne dieser Regelung und berechtigt den Teilnehmenden daher nicht zum Rücktritt.

3.2 Absage

Der VERANSTALTER ist berechtigt, die Veranstaltung aus sachlichen Gründen, u.a. wegen zu geringer Teilnehmendenzahl, bis sieben Tage vor Beginn der Veranstaltung abzusagen. Sofern ein wichtiger, vom VERANSTALTER nicht beeinflussbarer Grund erst später eintritt (z.B. Erkrankung des Vortragenden, behördliche Anordnung), ist auch eine kurzfristigere Absage möglich.

3.3 Wiederholung der Veranstaltung

Im Fall einer Wiederholung der Veranstaltung, d.h. Neuansetzung einer bereits begonnenen und dann abgebrochenen Veranstaltung, gilt die Wiederholung als neue Veranstaltung; das Ticket für die ursprüngliche Veranstaltung besitzt hierfür keine Gültigkeit, es sei denn, das VERANSTALTER weist ausdrücklich auf eine Gültigkeit des Tickets auch für die Wiederholung hin. Im Fall der fortbestehenden Gültigkeit kann der Teilnehmende durch Erklärung in Textform vom Vertrag zurücktreten.

3.4 Reisekostenerstattung

Reisekosten werden nur erstattet, wenn dies einem Teilnehmenden vor der Buchung zugesagt worden ist. In diesem Fall werden die Kosten einer Bahnfahrt 2. Klasse oder bei Anreise mit dem eigenen Pkw die geltende steuerliche km-Pauschale erstattet, Hotelkosten nach Absprache. Im Falle einer Absage der Veranstaltung werden keine Reisekosten erstattet.

4. Urheberrechte

4.1 Tagungsunterlagen

Sämtliche Tagungsunterlagen der Veranstaltungen des VERANSTALTER sind urheberrechtlich geschützt. Den Teilnehmenden wird ausschließlich ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für den persönlichen Gebrauch eingeräumt. Es ist den Teilnehmenden insbesondere nicht gestattet, die Tagungsunterlagen zu ändern, sie entgeltlich oder unentgeltlich öffentlich zugänglich zu machen bzw. weiterzuleiten oder für kommerzielleZwecke zu nutzen. Etwaige Urheberrechtsvermerke, Kennzeichen oder Markenzeichen dürfen nicht entfernt werden.

4.2 Verbot der Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung der Veranstaltung sowie von Teilen davon durch den Teilnehmenden ist untersagt.

5. Haftung

5.1

Die Veranstaltungen werden von qualifizierten Referenten sorgfältig vorbereitet und durchgeführt. Der VERANSTALTER übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Veranstaltungsinhalte sowie der Tagungsunterlagen, ebensowenig für die Verwertbarkeit der Veranstaltung für berufliche oder persönliche Zwecke der Teilnehmende.

5.2

Der VERANSTALTER haftet unbeschränkt bei der vorsätzlichen Verursachung von Schäden, bei der Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit, dem Fehlen einer zugesicherten Eigenschaft, bei arglistiger Täuschung oder in Produkthaftungsfällen. Im Falle der Verletzung einer Garantie richtet sich der Haftungsumfang nach dem Inhalt des Garantieversprechens.

5.3

Im Übrigen haftet der VERANSTALTER bei jeder fahrlässigen Verletzung solcher Pflichten, deren Erreichung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Teilnehmende regelmäßig vertraut und vertrauen darf, bei jeder fahrlässigen Verletzung unwesentlicher Nebenpflichten durch seine gesetzlichen Vertreter und leitenden Angestellten sowie bei der grob fahrlässigen Verletzung unwesentlicher Nebenpflichten durch einfache Erfüllungsgehilfen nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Darüber hinaus ist die Haftung des VERANSTALTERs ausgeschlossen.

6. Umfrage

Im Nachgang zu der Veranstaltung wird der VERANSTALTER an die Teilnehmende eine E-Mail mit einem Link zu einer Umfrage versenden, in der es um die Bewertung der Veranstaltung und ihrer Organisation geht. Die Teilnahme an der Umfrage ist freiwillig.

II. Zusätzliche Bedingungen für die Teilnahme an Online- oder Hybrid-Veranstaltungen

1. Haftung

In Ergänzung zu den Regelungen nach II. 5. gilt:

1.1

Eine Haftung bei Zugangsmanipulationen durch Dritte für die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit von Netzen, andere Server, Software und Daten Dritter sowie bei Malsoftware Dritter ist ausgeschlossen. Unsere Haftung ist gleichfalls ausgeschlossen, wenn die Veranstaltung aufgrund von technischen oder sonstigen Problemen, die nicht im Einflussbereich des VERANSTALTERs liegen (Verschulden Dritter, schuldhaftes Verhalten eines Teilnehmeden, Fehlanwendungen) über das Internet nicht erreichbar ist.

1.2

Wir weisen ferner ausdrücklich darauf hin, dass der Datenschutz für Datenübertragung in offenen Netzen wie dem Internet nach dem derzeitigen Stand der Technik nicht umfassend gewährleistet werden kann. Der Teilnehmende ist daher darüber informiert, dass Dritte unter Umständen technisch in der Lage sind, unbefugt in die Netzsicherheit einzugreifen und den Kommunikationsverkehr einzusehen. Eine hieraus resultierende Haftung ist ausgeschlossen.

2. Namensangabe, Videoaufnahme, Einwilligung des Teilnehmenden

2.1 Verwendungszwecke Video

Der VERANSTALTER bzw. ein von diesem beauftragter Dritter wird die Online-Veranstaltung mit Video aufzeichnen. Dabei sind auf der Aufnahme die Namen, die sich die Teilnehmenden bei ihrer jeweiligen Profilanlage gegeben haben, sowie das von ihrer jeweiligen eigenen Kamera übertragene Bild zu sehen. Das Video wird zu folgenden Zwecken genutzt:

Veröffentlichung auf der Website des VERANSTALTERs sowie auf Websites von Kunden, die an der o.g. Veranstaltung mitwirken
Veröffentlichung auf den Social Media Kanälen des VERANSTALTERs, insb. Twitter und LinkedIn
Veröffentlichung von Standbildern in Printmedien des VERANSTALTERs (Eigenveröffentlichungen sowie im Kundenauftrag)
Weitergabe an Dritte, insbesondere Print- und Onlinemedien zum Zwecke der Berichterstattung
Dauerhafte Aufbewahrung der Aufnahmen in einem internen Archiv
xxx

2.2 Einwilligung zur Veröffentlichung des Namens

Der Teilnehmende gibt beim Anmeldevorgang zum Zutritt zur Online-Veranstaltung einen Namen für sein Nutzerprofil ein. Dieser ist von ihm frei wählbar und ist während der Konferenz in seiner Teilnehmendenkachel und in der Teilnehmendebliste zu sehen. Eine Änderung während der Konferenz ist technisch nicht mehr möglich. Mit der Eingabe seines Klarnamens erklärt der Teilnehmende seine Einwilligung, dass der Name den anderen Teilnehmenden bekannt gemacht wird und dass er auch auf dem Video zu sehen ist und ihn identifiziert.

2.3 Einwilligung Bildnutzung

Der Teilnehmende kann vor und während der Veranstaltung jederzeit entscheiden, die Kamera seines eigenen digitalen Endgerätes ein- oder auszuschalten. Ist sie eingeschaltet, sind im Kamerasichtfeld befindliche Personen für alle Teilnehmenden der Konferenz sichbar und werden auch Teil der vom VERANSTALTER gefertigten Videoaufnahme. Der Teilnehmende erklärt mit dem Einschalten seiner Kamera seine Einwilligung in die identifizierende Abbildung auf der Videoaufnahme und die Nutzung der Aufnahme gemäß Ziffer 2.1.

2.4 kein nachträglicher Widerruf der Einwilligung möglich

Eine nachträgliche Unkenntlichmachung des Namens oder des Kamerabildes eines Teilnehmenden ist für den VERANSTALTER aus technischen Gründen nicht in zumutbarer Weise umsetzbar. Die Weiternutzung der einmal angefertigten Videoaufnahme nach Mitteilung einer gewandelten Überzeugung eines Teilnehmenden erfolgt dann im berechtigten Interesse des VERANSTALTERs.

III. Zusätzliche Bedingungen für Präsenzveranstaltungen

1. Verhalten in der Veranstaltungsstätte

1.1 Hausrecht

Die Wahrnehmung des Hausrechts steht dem VERANSTALTER oder beauftragten Dritten jederzeit zu. Den Anordnungen des VERANSTALTERs, der Polizei und des Sicherheitspersonals im Vorfeld, während und im unmittelbaren Anschluss an eine Veranstaltung ist stets Folge zu leisten.

1.2 Zutritt

Grundsätzlich ist jeder Ticketinhaber zum Zutritt zur Veranstaltungsstätte berechtigt. Der Zutritt kann aber verweigert bzw. der Ticketinhaber der Veranstaltungsstätte verwiesen werden, wenn
a) der Ticketinhaber sich weigert, sich vor Betreten der Veranstaltungsstätte am Eingang und/oder im Innenraum einer vom Sicherheitspersonal vorgenommenen angemessenen Kontrolle seiner Person und/oder seiner mitgeführten Gegenstände zu unterziehen;
b) die auf den Tickets aufgedruckten Individualisierungsmerkmale (zB Namensaufdruck, Platzdaten, Barcode, QR Code, Serien- und/oder Warenkorbnummern) manipuliert, unkenntlich und/oder beschädigt oder mit dem Ticket bereits ein Zutrittsversuch erfolgt ist, soweit dies nicht vom VERANSTALTER zu vertreten ist, und/oder der Ticketinhaber nicht mit demjenigen Teilnehmenden personenidentisch ist, der im Zusammenhang mit dem Ticket entsprechend als Teilnehmender gespeichert und über Individualisierungsmerkmale auf dem Ticket vermerkt ist;
c) der Ticketinhaber ersichtlich alkoholisiert ist und/oder unter Drogeneinfluss steht;
d) einer der folgenden Gegenstände mitgeführt oder verwendet werden: Glasbehälter, Drohnen, pyrotechnische Gegenstände, Fackeln, Waffen und ähnliche gefährliche Gegenstände, Tiere.

1.3 Keine Entschädigung

Im Fall der berechtigten Zutrittsverweigerung besteht kein Anspruch des Teilnehmenden auf Entschädigung.

2. Foto- und Filmaufnahmen, Einwilligung des Teilnehmenden

2.1 Verwendungszwecke Foto- und Videoaufnahmen

Auf der Präsenz-Veranstaltung werden durch Mitarbeiter des VERANSTALTER bzw. durch vom VERANSTALTER beauftragte Dienstleister Foto- und/oder Videoaufnahmen von der Veranstaltung und ihren Gästen angefertigt. Die Aufnahmen werden zu folgenden Zwecken genutzt:

Veröffentlichung auf der Website des VERANSTALTER (xxx) sowie auf Websites von Kunden, die an der Veranstaltung mitwirken
Veröffentlichung auf den Social Media Kanälen des VERANSTALTER, insb. Twitter und LinkedIn
Veröffentlichung in Printmedien des VERANSTALTER (Eigenveröffentlichungen sowie im Kundenauftrag)
Weitergabe an Dritte, insbesondere Print- und Onlinemedien zum Zwecke der Berichterstattung
Dauerhafte Aufbewahrung der Aufnahmen in einem internen Archiv
xxx

2.2 Rechtgrundlage Panorama- und Großgruppenaufnahmen

Soweit Aufnahmen als Panoramaaufnahmen der Veranstaltung ohne konkreten Fokus auf bestimmte Personengruppen oder als Aufnahmen von Menschenansammlungen von mehr als 10 Personen auf der Veranstaltung gestaltet sind, erfolgt dies auf der Grundlage des berechtigten Interesses des VERANSTALTERs an der Dokumentation der Veranstaltung und bedarf keiner gesonderten Einwilligung der abgebildeten Personen.

2.3 Einwilligung Individual- und Kleingruppenaufnahmen

2.4 Widerrufsrecht

Die Einwilligung zu der oben konkret geschilderten Verwendung (Daten, Verwendungszweck und Verwendungsart) von Aufnahmen nach Ziffer 2.3 kann jederzeit ohne Angabe von Gründen per Mail an xxx@vdi.de mit Wirkung für zukünftige Veröffentlichungen widerrufen werden. Vor Widerruf erfolgte Veröffentlichungen dürfen weiter veröffentlicht, verbreitet bzw. online zum Abruf bereitgehalten werden. Bei Widerruf bereits gedruckte Publikationen dürfen verbreitet werden.

3. Verwendung der Namensangabe aus der Anmeldung

Beim Erwerb eines Tickets ist schon aus Abrechnungsgründen die Angabe des vollen Namens des Teilnehmeden zwingend erforderlich. Der Name wird außerdem auf ein Namensschild für Teilnehmende von Präsenzveranstaltungen gedruckt und zur Erstellung von Teilnehmenderlisten verwendet. Beide Dokumente sind nicht öffentlich zugänglich. Der Teilnehmende kann frei entscheiden, ob er sein Namensschild sichtbar trägt.